Guide du Personnel

Ce guide couvre les flux de travail quotidiens pour les administrateurs de garderie et les éducatrices.

Journal Quotidien

Le journal quotidien permet aux éducatrices d'enregistrer la journée de chaque enfant. Les entrées sont visibles pour les parents liés et peuvent être envoyées par courriel.

Remplir une entrée de journal

Allez dans Journal dans la barre latérale
Sélectionnez l'enfant et la semaine
Cliquez sur le jour pour remplir :

Champ	Options
Température (météo)	Ensoleillé / Nuageux / Pluie / Neige / Orageux
Menu	Texte libre (décrivez les repas servis)
Appétit	Comme d'habitude / Peu / Beaucoup / Refusé
Humeur	Très bien / Bien / Difficile / Pleurs
Sommeil	Durée en minutes
Santé	Texte libre (observations de santé)
Médicaments	Texte libre (médicaments administrés)
Message de l'éducatrice	Note personnelle aux parents
Observations	Notes supplémentaires

Envoyer les journaux aux parents

Pour envoyer un journal par courriel aux parents d'un enfant :

Allez dans Journal
Sélectionnez l'enfant et le jour
Cliquez sur Envoyer aux parents

Pour envoyer les journaux de tous les enfants en même temps :

Allez dans Journal
Cliquez sur Envoyer tous aux parents

Messagerie

Envoyer un message

Allez dans Messages
Cliquez sur Nouveau message ou utilisez Envoyer aux parents pour un flux dédié avec notification par courriel
Choisissez l'audience :
- Diffusion — tous les parents reçoivent le message
- Groupe — les parents des enfants d'un groupe spécifique
- Individuel — une conversation privée avec un parent
Tapez votre message et envoyez

Notifications par courriel

Les parents reçoivent une notification par courriel lorsque vous envoyez un message. Pour éviter les inondations, il y a un délai de 15 minutes entre les notifications par courriel par parent.

Consulter les conversations

Diffusion — messages envoyés à tous les parents
Fils de groupe — un fil par groupe
Fils individuels — conversations privées avec des parents spécifiques

Photos & Vidéos

Téléverser des médias

Allez dans Médias
Cliquez sur Téléverser
Sélectionnez une ou plusieurs photos ou vidéos
Pour chaque fichier, choisissez la visibilité :
- Publique — tous les parents le voient
- Groupe — les parents des enfants d'un groupe spécifique
- Enfant — seulement les parents liés d'enfants spécifiques
- Privée — personnel seulement, non visible aux parents
Ajoutez optionnellement une légende
Téléversez

Notifications par courriel

Les parents sont notifiés par courriel lorsque de nouvelles photos sont partagées. Il y a un délai d'une heure pour éviter les inondations de courriels.

Gérer les médias

Utilisez les Actions en masse pour supprimer ou réassigner plusieurs éléments à la fois
Modifiez les légendes et la visibilité depuis la liste des médias

Documents

Téléverser un document

Allez dans Documents
Cliquez sur Téléverser
Sélectionnez un fichier (PDF recommandé)
Remplissez :
- Titre
- Catégorie : Formulaire / Menu / Politique / Bulletin / Autre
- Visibilité : Publique, Groupe, Enfant, ou Privée
Téléversez

Enfants

Ajouter un enfant

Allez dans Enfants
Cliquez sur Ajouter un enfant
Remplissez le prénom, le nom, la date de naissance
Assignez à un groupe (optionnel)
Sauvegardez

Lier un parent

Sélectionnez un enfant dans la liste
Cliquez sur l'onglet Parents
Cliquez sur Lier un parent
Entrez le courriel du parent et sa relation avec l'enfant
Le parent reçoit un courriel d'invitation

Désactiver un enfant

Les enfants qui quittent la garderie peuvent être désactivés (pas supprimés), ce qui préserve leurs dossiers.

Sélectionnez l'enfant
Cliquez sur Désactiver

Groupes

Les groupes permettent d'organiser les enfants et de cibler les messages, médias et documents.

Créer un groupe

Allez dans Groupes
Cliquez sur Nouveau groupe
Entrez un nom, une description et choisissez une couleur
Sauvegardez

Assigner des enfants à un groupe

Sélectionnez un groupe
Cliquez sur Gérer les enfants
Cochez les enfants à inclure
Sauvegardez

Gestion des utilisateurs (Admins seulement)

Inviter un membre du personnel

Allez dans Utilisateurs
Cliquez sur Inviter
Entrez leur courriel et sélectionnez un rôle (Éducatrice ou Administrateur)
Ils reçoivent un courriel d'invitation avec un lien pour définir leur mot de passe

Créer un utilisateur directement

Allez dans Utilisateurs
Cliquez sur Ajouter un utilisateur
Remplissez leurs informations et définissez un mot de passe temporaire
L'utilisateur sera invité à changer son mot de passe lors de la première connexion

Réinitialiser un mot de passe

Allez dans Utilisateurs
Sélectionnez l'utilisateur
Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe
Choisissez d'envoyer un lien de réinitialisation par courriel ou de définir un mot de passe temporaire directement

Désactiver un utilisateur

Allez dans Utilisateurs
Sélectionnez l'utilisateur
Cliquez sur Désactiver

Warning

La désactivation d'un utilisateur révoque immédiatement son accès. Ses données et son historique sont préservés.