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Démarrage

Ce guide accompagne une administratrice de garderie dans la mise en route de Minispace, de la première connexion jusqu'au premier message aux parents.

Comptez une heure pour les étapes 1 à 6, qui suffisent à faire fonctionner la garderie au quotidien.

Étape 1 — Première connexion

L'adresse de votre garderie suit ce format :

https://nom-de-votre-garderie.minispace.app

Vous avez reçu vos identifiants par courriel. À la connexion :

  1. Entrez votre courriel et votre mot de passe
  2. Entrez le code à 6 chiffres envoyé à votre courriel

Appareil de confiance

Après la vérification, cet appareil est mémorisé pendant 90 jours : le code ne vous sera plus redemandé dessus pendant cette période. Sur un nouvel appareil ou après avoir effacé vos témoins, le code revient.

Le code n'arrive pas ?

Regardez dans vos indésirables, et marquez le message comme légitime — sans quoi les prochains y retourneront. Les codes de vérification, les réinitialisations de mot de passe et les invitations partent toujours, quels que soient vos réglages de notification.

Étape 2 — Changer votre mot de passe

Changez le mot de passe temporaire dès la première connexion.

  1. Ouvrez Mon profil dans le menu de gauche
  2. Section Changer le mot de passe
  3. Entrez le mot de passe actuel, puis le nouveau deux fois (8 caractères minimum)
  4. Mettre à jour

Note

Changer votre mot de passe ou votre courriel vous déconnecte. Reconnectez-vous avec les nouveaux identifiants.

Étape 3 — Téléverser le logo de la garderie

Le logo apparaît dans l'application et dans les courriels envoyés aux parents — dont le journal de bord quotidien.

  1. Mon profil → section Logo de la garderie
  2. Télécharger et choisissez le fichier

PNG, JPG, WebP ou GIF, 5 Mo maximum. Une image carrée d'au moins 200 × 200 px donne le meilleur résultat.

Étape 4 — Créer les groupes

Les groupes organisent les enfants, ciblent les communications, et surtout déterminent ce que chaque éducatrice peut voir.

  1. Groupes dans le menu de gauche
  2. Créer un groupe
  3. Nom, description et couleur
  4. Enregistrer

Étape 5 — Ajouter les enfants

Deux façons, selon le nombre d'enfants.

Un par un

  1. Enfants → Ajouter
  2. Prénom, nom, date de naissance, groupe
  3. Enregistrer

Par fichier, pour une garderie complète

Depuis Mon profil, section d'import :

  1. Télécharger le modèle CSV pour connaître les colonnes attendues
  2. Remplissez-le, ou préparez un fichier .xlsx
  3. Téléversez-le

L'import crée les groupes manquants, ajoute les enfants, inscrit les parents en attente et envoie les invitations. Un rapport indique ce qui a été créé et quelles lignes ont été ignorées, avec le motif.

Étape 6 — Assigner les éducatrices aux groupes

L'étape la plus souvent oubliée

Une éducatrice sans groupe assigné ne voit rien : aucun enfant, aucun groupe, aucune conversation, aucune photo. Son écran est vide et elle voit le bandeau « Aucun groupe ne vous est assigné ».

Ce n'est pas une panne, c'est la protection des renseignements personnels : une éducatrice n'a accès qu'aux enfants dont elle s'occupe.

  1. Groupes → Modifier le groupe sur le groupe voulu
  2. Section Éducatrices
  3. Cochez celles qui s'en occupent
  4. Enregistrer

Une éducatrice peut être assignée à plusieurs groupes. Refaites l'opération à chaque nouvelle embauche et à chaque changement de local.

Étape 7 — Inviter les parents

Ouvrez la fiche d'un enfant (Enfants → sélectionnez-le → onglet Profil), section Parents associés. Trois mécanismes, selon la situation :

Situation Bouton Effet
Le parent a déjà un compte Associer Le relie à l'enfant immédiatement
Le parent n'a pas de compte Ajouter par email Devient un parent en attente : il reçoit les journaux par courriel tout de suite, et son compte se rattachera à l'enfant dès qu'il s'inscrira
Une invitation lui a déjà été envoyée Lier une invitation Rattache l'invitation existante à cet enfant

Précisez la relation : Parent, Tuteur légal, Gardien ou Autre.

Tip

Ajouter par email est le plus utile en début d'année : les parents commencent à recevoir le journal de leur enfant sans avoir à faire quoi que ce soit, et leur compte se met en place tout seul quand ils s'inscrivent.

Étape 8 — Inviter l'équipe

  1. Utilisateurs → Inviter un utilisateur
  2. Adresse courriel et rôle :
    • Éducateur·trice — journaux, présences, photos, documents, menus et messages, limités à ses groupes
    • Admin garderie — accès complet, dont les utilisateurs et la facturation
  3. Envoyer l'invitation

L'invitation arrive par courriel avec un lien de création de compte. Les invitations non utilisées se retrouvent sous Invitations en attente, où vous pouvez les renvoyer ou les supprimer.

Après avoir invité une éducatrice, retournez à l'étape 6 pour lui assigner ses groupes.

Étape 9 — Régler l'heure d'envoi du journal

Les journaux de bord partent automatiquement aux parents chaque jour de semaine. Choisissez l'heure :

  1. Mon profil → Envoi automatique du journal
  2. Heure d'envoi automatique

Par défaut 16 h 30. L'envoi ne se fait qu'une fois par jour et ignore les fins de semaine. Il n'y a pas de bouton d'envoi manuel : ce que l'éducatrice écrit dans la journée part le soir même.

Étape 10 — Envoyer votre premier message

  1. Messages
  2. Choisissez Tous les parents pour une annonce à toute la garderie, ou Nouvelle conversation pour écrire à un groupe ou à la famille d'un enfant
  3. Écrivez et envoyez

Les parents le reçoivent instantanément dans l'application, et par notification s'ils les ont activées.

Note

Le fil Tous les parents est réservé à l'administration. Les éducatrices le lisent mais n'y écrivent pas.

Et ensuite