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Guide de l'administrateur

Ce guide couvre tout ce que vous gérez comme administratrice de garderie. Pour la mise en route initiale, commencez plutôt par le Démarrage.

Vous avez accès à tout le quotidien décrit dans le Guide de l'éducatrice — journal de bord, présences, photos, documents, menus, messages — mais sans limitation de groupe : vous voyez tous les enfants de la garderie. Cette page couvre ce que vous seule pouvez faire.

Votre menu

Tableau de bord · Enfants · Messages · Photos & vidéos · Documents · Groupes · Planification · Utilisateurs · Facturation · Mon profil.

Les deux entrées en gras n'apparaissent pas chez les éducatrices — ce sont les seules différences visibles dans le menu. Tout le reste se joue à l'intérieur des écrans.

Enfants

Ajouter et modifier

Enfants → Ajouter : prénom, nom, date de naissance, groupe, notes, date d'entrée et jours de fréquentation.

Vous pouvez ensuite tout modifier, changer la photo de l'enfant, et le Supprimer. La suppression est douce et réversible : « Supprimer cet enfant ? Cette action peut être annulée par l'administrateur. » Ses photos et ses messages sont conservés puis effacés selon les délais de rétention.

Fiche santé

Onglet Profil → Fiche santé et infos importantes. Vous êtes le seul rôle à pouvoir l'écrire ; les éducatrices la consultent.

  • Allergies — ex. : arachides, œufs, piqûres d'abeille
  • Restrictions alimentaires — ex. : végétarien, sans porc, intolérance au lactose
  • Conditions médicales et médicaments — ex. : asthme (pompe au vestiaire), EpiPen dans le sac
  • Contacts d'urgence et personnes autorisées — nom, relation, téléphone, avec deux cases : Contact d'urgence et Autorisé à venir chercher l'enfant (20 contacts maximum)

Les enfants ayant une allergie portent une pastille « Allergies — voir la fiche santé » dans la liste, visible de toute l'équipe.

Tip

Les parents peuvent aussi remplir cette fiche depuis leur portail. C'est souvent plus fiable de les laisser saisir eux-mêmes les allergies et les contacts, puis de relire.

Parents

Onglet Profil → Parents associés. Trois mécanismes, souvent confondus :

Situation Bouton Effet
Le parent a déjà un compte Associer Le relie à l'enfant immédiatement
Le parent n'a pas encore de compte Ajouter par email Devient un parent en attente (badge « En attente ») : il reçoit déjà les journaux par courriel, et son compte se rattachera automatiquement à l'enfant à son inscription
Une invitation lui a déjà été envoyée Lier une invitation Rattache l'invitation existante (badge « Invitation »)

Précisez la relation : Parent, Tuteur légal, Gardien, Autre. Retirer défait le lien.

Import et export

Depuis Mon profil : import .xlsx/.csv avec modèle CSV téléchargeable, et export CSV de tous les enfants actifs.

L'import crée les groupes manquants, ajoute les enfants, inscrit les parents en attente et envoie les invitations, puis affiche un rapport détaillant les lignes ignorées et leur motif.

Groupes

Groupes → Créer un groupe : nom, description, couleur. Chaque groupe se modifie ensuite pour y assigner les enfants et les éducatrices.

L'assignation des éducatrices est la seule chose qui leur donne accès

« Une éducatrice ne voit que les groupes qui lui sont assignés — sans assignation, elle ne voit aucun enfant. »

C'est la première cause d'appels au support : une nouvelle éducatrice se connecte, son écran est vide, et elle croit que son compte ne fonctionne pas. Pensez-y à chaque embauche et à chaque changement de local.

Un encart signale le nombre d'enfants sans groupe. Ce n'est pas cosmétique : un enfant sans groupe est invisible pour toutes les éducatrices.

Planification → Activités

Planification → onglet 🎉 Activités. Réservé à l'administration.

Nouvelle activité, puis choisissez le Type d'activité :

  • Thème de la semaine (📚) — s'affiche chez les parents et remonte dans l'écran Journal de bord des éducatrices. Pas d'inscription.
  • Sortie / Excursion (🚌) — avec Capacité (nombre de places), laissée vide pour illimité. Les parents inscrivent eux-mêmes leur enfant depuis son calendrier, et la sortie affiche « Complet » une fois les places prises.

Champs communs : titre, description, date, Date de fin (optionnel) pour une activité sur plusieurs jours, et Groupe (laisser vide = tous les groupes).

Inscrits affiche la liste des enfants inscrits à une sortie.

Messages

Vous êtes le seul rôle à pouvoir écrire dans « Tous les parents ». Les éducatrices lisent ce fil sans pouvoir y répondre.

Vous voyez également toutes les conversations de la garderie, sans restriction de groupe.

Utilisateurs

Inviter

Utilisateurs → Inviter un utilisateur : adresse courriel et rôle — Admin garderie, Éducateur·trice ou Parent.

Les Invitations en attente listent celles qui n'ont pas encore été utilisées, avec qui a invité et la date d'expiration. Vous pouvez les renvoyer ou les supprimer.

Gérer les comptes

Le tableau affiche nom, courriel, rôle, langue, statut et Dernière activité (avec l'indication de l'application installée ou du navigateur). Tout se modifie directement dans la ligne.

Réinitialiser le mot de passe propose deux méthodes :

  • Par courriel — envoie un lien valable 1 h
  • Mot de passe temporaire — génère un mot de passe à transmettre de vive voix, que la personne devra changer immédiatement

Supprimer l'utilisateur désactive définitivement le compte ; les données liées restent intactes. La confirmation exige votre propre mot de passe administrateur.

Le dernier administrateur est protégé

« Dernier administrateur actif : la garderie doit en conserver au moins un. Nommez un autre administrateur d'abord. »

Impossible de vous retirer vous-même le dernier accès administrateur. Nommez d'abord quelqu'un d'autre.

Courriels rebondis

Quand un courriel revient en erreur, le compte est marqué Rebondi et une pastille rouge apparaît sur l'entrée Utilisateurs. Corrigez l'adresse, puis Marquer résolu.

Un rebond signifie que ce parent ne reçoit plus rien — ni journal, ni notification. Ça vaut la peine de vider cette pastille régulièrement.

Consentements

Trois colonnes résument, par utilisateur, le consentement à la politique de confidentialité, le consentement aux photos, et l'existence d'une demande de suppression de compte.

Note

Ces colonnes sont informatives. Une demande de suppression vous arrive par courriel et se traite hors de l'application : désactivez le compte et retirez les liens vous-même.

Facturation

Facturation montre le statut de l'abonnement — Actif, Essai, Paiement en retard, Annulé — et la date de renouvellement ou de fin d'essai.

  • S'abonner : 25 $ CAD / mois ou 250 $ CAD / an (2 mois gratuits). Le code promotionnel s'entre sur la page de paiement sécurisée.
  • Gérer l'abonnement ouvre le portail : changer la carte, consulter les factures, annuler.
  • Factures liste les factures téléchargeables.

Certaines garderies ont un tarif partenaire verrouillé (il ne changera pas si les prix augmentent) ou un compte gracieux (aucune facturation).

Ce qui arrive si l'abonnement devient inactif

L'effet n'est pas le même pour tout le monde :

  • Vous êtes redirigée vers Facturation pour régulariser
  • Vos éducatrices sont déconnectées et ne peuvent plus se reconnecter
  • Les parents perdent l'accès

Un bandeau prévient les 7 derniers jours d'un essai.

Mon profil — réglages de la garderie

En plus des réglages personnels, vous seule voyez :

  • Logo de la garderie — PNG, JPG, WebP ou GIF, 5 Mo maximum. Il apparaît dans l'application et dans les courriels aux parents, dont le journal quotidien.
  • Heure d'envoi automatique du journal — 16 h 30 par défaut, jours de semaine seulement.
  • L'import et l'export des enfants.

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